Urząd Miasta Rzeszowa

1. W skład Wydziału Organizacyjno-Administracyjnego wchodzą:

1) Oddział Organizacyjny;

2) Oddział Zarządzania Dokumentacją, którego pracą kieruje kierownik oddziału;

3) Oddział Kadr i Szkoleń, którego pracą kieruje kierownik oddziału;

4) Oddział Płac i Ewidencji Majątku Urzędu, którego pracą kieruje kierownik oddziału.

Do zadań Oddziału Organizacyjnego należy w szczególności:

1)  zapewnienie sprawnego funkcjonowania urzędu oraz systematyczne wdrażanie optymalnych zasad organizacji i zarządzania;

2)  prowadzenie prac w zakresie stosowania, utrzymania i doskonalenia systemu zarządzania jakością oraz kontroli zarządczej, na zasadach określonych odrębnym zarządzeniem;

3)  opracowywanie projektu regulaminu organizacyjnego urzędu, wdrażanie postanowień regulaminu oraz przedkładanie Prezydentowi projektów zmian do Regulaminu Organizaczyjnego Urzędu Miasta Rzeszowa;

4) prowadzenie spraw dotyczących wewnętrznego ustroju miasta oraz ustalenia herbu miasta;

5) prowadzenie spraw związanych ze zmianą granic miasta;

6) opracowywanie we współdziałaniu z Biurem Rady Miasta projektu Statutu Miasta oraz opiniowanie projektów statutów jednostek organizacyjnych, przygotowywanych przez te jednostki;

7) prowadzenie rejestrów zarządzeń Prezydenta na zasadach określonych odrębnym zarządzeniem;

8) prowadzenie spraw związanych z udzielaniem upoważnień i pełnomocnictw na zasadach określonych odrębnym zarządzeniem;

9) przygotowywanie projektów odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych;

10) prowadzenie spraw organizacyjnych, w tym dotyczących uiszczania składek członkowskich związanych z przynależnością miasta do krajowych stowarzyszeń i fundacji jednostek samorządu terytorialnego;

11) prowadzenie spraw związanych ze współdziałaniem miasta z organami wymiaru sprawiedliwości i Policją, z wykluczeniem czynności operacyjnych;

12) prowadzenie spraw związanych z organizacją wyborów parlamentarnych, Prezydenta RP, organów jednostek samorządu terytorialnego, posłów do Parlamentu Europejskiego oraz referendum ogólnopolskiego i gminnego;

13) prowadzenie książki kontroli przeprowadzanych w urzędzie przez organy kontroli zewnętrznej, koordynowanie przygotowania projektów odpowiedzi na wystąpienia pokontrolne oraz wykonania zaleceń pokontrolnych z zastrzeżeniem § 52 ust. 7 pkt 12 niniejszego Regulaminu;

14) prowadzenie spraw związanych z załatwianiem skarg i wniosków oraz petycji, w zakresie właściwości Prezydenta, na zasadach określonych odrębnym zarządzeniem;

15) obsługa tablicy ogłoszeń urzędu.

Do zadań Oddziału Zarządzania Dokumentacją należy w szczególności:

1) opracowywanie i aktualizowanie dokumentacji niezbędnej do utrzymania i dalszego rozwoju systemu EZD jako pomocniczego, a następnie podstawowego sposobu wykonywania czynności kancelaryjnych oraz dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w urzędzie;

2) analiza zagadnień i problematyk w zakresie organizacyjnym oraz formalnoprawnym, związanych z realizacją zadań mających na celu utrzymanie i rozwój w urzędzie systemu EZD;

3) zarządzanie systemem EZD, w szczególności poprzez bieżący nadzór i koordynację prac związanych ze sprawnym funkcjonowaniem dziedzinowego systemu teleinformatycznego, jego dalszym rozwojem i wdrażaniem koniecznych usprawnień, przy ścisłej współpracy z Biurem Obsługi Informatycznej i Telekomunikacyjnej;

4) realizacja wsparcia i szkoleń wewnętrznych dla wydziałów w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją w systemie EZD;

5) prowadzenie kancelarii ogólnej urzędu;

6) przyjmowanie i przekazywanie przesyłek wychodzących operatorowi pocztowemu;

7) monitorowanie realizacji umów na usługi pocztowe;

8) koordynowanie funkcjonowania systemu kancelaryjnego i zasad dotyczących obiegu dokumentacji w urzędzie;

9) prowadzenie rejestru przesyłek przychodzących do urzędu;

10) prowadzenie rejestru przesyłek wychodzących z urzędu;

11) dostarczanie korespondencji do mieszkańców i instytucji na terenie miasta;

12) koordynowanie pracy gońców;

13) segregacja i dystrybucja korespondencji do odpowiednich wydziałów;

14) prowadzenie archiwum zakładowego.

Do zadań Oddziału Kadr i Szkoleń należy w szczególności:

1) realizacja polityki zatrudnienia w urzędzie;

2) planowanie i zapewnienie racjonalnego gospodarowania funduszem płac;

3) opracowywanie projektów: regulaminu pracy, regulaminu wynagradzania, regulaminu służby przygotowawczej, regulaminu ocen i regulaminu nagradzania oraz innych zarządzeń Prezydenta w zakresie spraw kadrowych;

4) prowadzenie spraw osobowych pracowników urzędu, kierowników jednostek organizacyjnych, z wyłączeniem dyrektorów jednostek oświatowych i pomocy społecznej;

5) prowadzenie spraw osobowych dyrektorów instytucji kultury;

6) prowadzenie spraw związanych z naborem pracowników urzędu oraz kierowników jednostek organizacyjnych;

7) wykonywanie zadań w zakresie służby przygotowawczej;

8) wykonywanie zadań w zakresie oceny okresowej pracowników urzędu i dyrektorów jednostek organizacyjnych miasta;

9) prowadzenie spraw związanych ze szkoleniem i doskonaleniem zawodowym pracowników;

10)  wystawianie delegacji służbowych dla pracowników urzędu i dyrektorów jednostek organizacyjnych, prowadzenie rejestru delegacji;

11)  prowadzenie spraw związanych z nagradzaniem pracowników i dyrektorów jednostek organizacyjnych;

12)  prowadzenie spraw związanych z nakładaniem na pracowników i dyrektorów jednostek organizacyjnych kar porządkowych;

13)  wykonywanie zadań w zakresie wewnętrznej polityki antymobbingowej w urzędzie;

14)  współdziałanie z Wydziałem Zarządzania Kryzysowego i Ochrony Ludności w sprawach reklamowania pracowników urzędu od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny;

15)  prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników urzędu;

16)  przeprowadzanie kontroli dyscypliny pracy;

17)  przeprowadzanie kontroli prawidłowości wykorzystywania przez pracowników zwolnień lekarskich od pracy;

18)  sporządzanie sprawozdań i informacji w zakresie spraw kadrowych;

19)  zgłaszanie pracowników do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego oraz ich wyrejestrowywanie;

20)  przekazywanie do Wydziału Księgowo-Rachunkowego informacji kadrowych służących realizacji zadań w zakresie naliczania wynagrodzeń i pochodnych;

21)  organizacja staży absolwenckich i praktyk studenckich w urzędzie;

22)  współdziałanie z Powiatowym Urzędem Pracy w Rzeszowie oraz Powiatową Radą Rynku Pracy w Rzeszowie;

23)  wykonywanie czynności związanych z realizacją zadań Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Urzędu Miasta Rzeszowa.

Do zadań Oddziału Płac i Ewidencji Majątku Urzędu należy w szczególności:

1) sporządzanie list wypłat wynagrodzeń i świadczeń z tytułu ubezpieczeń społecznych dla pracowników urzędu;

2) przygotowanie wypłat należności z tytułu: umów zleceń i o dzieło, diet radnych i przewodniczących rad osiedli, ryczałtów za korzystanie z samochodów prywatnych do celów służbowych, świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych stypendiów dla uczniów szkół i sportowców oraz wynagrodzeń biegłych i członków komisji działających przy Prezydencie, a także staży w ramach środków funduszu celowego PFRON;

3) prowadzenie rozliczeń publiczno-prawnych urzędu, jako Płatnika z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych oraz składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy;

4) prowadzenie ewidencji szczegółowej rozrachunków i rozliczeń z zakresu określonego w pkt 1-3;

5) sporządzanie miesięcznych deklaracji rozliczeniowych ZUS wraz z raportami imiennymi i rocznych deklaracji podatku dochodowego od osób fizycznych i informacji z tytułu rozliczeń podatku dochodowego od osób fizycznych dla pracowników, radnych, stypendystów oraz osób świadczących usługi w ramach umów cywilno – prawnych;

6) naliczanie i odprowadzanie opłat na fundusz PFRON oraz sporządzanie informacji w tym rocznych o należnych wpłatach;

7) prowadzenie miesięcznych rozliczeń z tytułu PPK dla osób objętych tym świadczeniem;

8) wyliczanie wynagrodzeń dla celów emerytalno – rentowych i ustalenia kapitału początkowego dla pracowników urzędu, a także byłych pracowników zlikwidowanych przedsiębiorstw miejskich, z wyjątkiem jednostek organizacyjnych oświaty, w oparciu o zarchiwizowane dokumenty;

9) weryfikacja przedkładanych do akceptacji umów i projektów umów cywilno - prawnych w zakresie wypełnienia obowiązków Płatnika podatku dochodowego i ubezpieczeń społecznych;

10) występowanie o wydanie indywidualnych urzędowych interpretacji Ministra Finansów z zakresu podatku dochodowego od osób fizycznych oraz składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i PFRON;

11) prowadzenie rozliczeń oraz dokumentacji Wydziału związanej z windykacją wierzytelności obcych dochodzonych w formie zajęć cywilnych lub administracyjnych z wynagrodzeń i świadczeń pracowników urzędu i usługodawców (osób fizycznych), świadczeniobiorców;

12) prowadzenie kontroli prawno – podatkowej w ramach kontroli formalno – rachunkowej dowodów księgowych zakresu obowiązków Płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych i ubezpieczeń społecznych;

13) przygotowanie danych i analiz z zakresu wykorzystania środków na wynagrodzenia i innych świadczeń;

14) segregowanie, kontrola i dekretacja dowodów księgowych zgodnie z zasadami ustaw o rachunkowości i o finansach publicznych, a w szczególności w zakresie klasyfikacji budżetowej i ważniejszych rodzajów wydatków płacowych oraz z zachowaniem zasad klasyfikacji rodzajowej środków trwałych;

15) prowadzenie ewidencji szczegółowej majątku urzędu, a w szczególności: środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, materiałów w magazynach, pozostałych środków trwałych oraz pozostałych wartości niematerialnych i prawnych, a także pozabilansowej ewidencji drobnego wyposażenia;

16) naliczanie umorzenia majątku urzędu;

17) prowadzenie czynności w zakresie przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji w drodze spisu z natury;

18) sporządzanie sprawozdań statystycznych dotyczących majątku urzędu zgodnie z zasadami aktów szczegółowych.