Urząd Miasta Rzeszowa

PREZYDENT MIASTA RZESZOWA
Ogłasza otwarty konkurs ofert w formie powierzenia realizacji zadania publicznego w 2023 roku pod nazwą: „Przygotowanie i przeprowadzenie Pierwszego Rzeszowskiego Panelu Obywatelskiego - »W jaki sposób osiągnąć neutralność klimatyczną w Rzeszowie do roku 2030?«”.
I. Cel zadania publicznego
Przygotowanie i przeprowadzenie Pierwszego Rzeszowskiego Panelu Obywatelskiego wypracowującego rekomendacje dla tematu panelu: „W jaki sposób osiągnąć neutralność klimatyczną w Rzeszowie do roku 2030?”.
II. Środki przeznaczone na realizację zadania publicznego
W roku 2023 Gmina Rzeszów przekaże na realizację ww. zadania publicznego dotację do wysokości 250.000,00 zł.
III. Forma realizacji zadania publicznego
Powierzenie
IV. Termin realizacji zadania publicznego
24.07. - 31.12.2023 r.
V. Warunki formalne
1. W otwartym konkursie ofert, zwanym dalej Konkursem, dotację mogą otrzymać organizacje pozarządowe oraz podmioty, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, zwane dalej oferentami, które łącznie spełniają następujące warunki formalne:
1) prowadzą działalność statutową w zakresie objętym Konkursem, w szczególności w zakresie wspierania rozwoju społeczeństwa obywatelskiego oraz postaw i mechanizmów partycypacyjnych;
2) złożą ofertę w terminie, a działania zaplanują w okresie wskazanym w ogłoszeniu o Konkursie;
3) złożą ofertę poprawnie sporządzoną na formularzu z wykorzystaniem systemu elektronicznego eNGO pod adresem: https://rzeszow.engo.org.pl/, dołączając:
a) aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego (jedynie w sytuacji gdy nie jest on dostępny w elektronicznej bazie Ministerstwa Sprawiedliwości),
b) kopię umowy lub statutu spółki - w przypadku gdy oferent jest spółką prawa handlowego, o której mowa wart. 3 ust. 3 pkt 4 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie,
c) opis doświadczenia oferenta lub osób, przy udziale których oferent będzie realizować zadanie publiczne, w realizacji paneli obywatelskich wraz z dokumentacją potwierdzającą wykonanie prac, o ile oferent posiada takie doświadczenie,
d) opis doświadczenia oferenta w stosowaniu narzędzi partycypacji społecznej, w tym w szczególności takich metod, które służą wypracowywaniu stanowiska przez uczestników procesu,
e) opis proponowanych ekologicznych rozwiązań w zakresie materiałów wykorzystywanych do realizacji Panelu,
f) opis proponowanych sposobów minimalizacji ilości odpadów powstałych w trakcie realizacji Panelu,
g) opis proponowanej metodologii pracy moderatora i facylitatorów mającej na celu wypracowanie rekomendacji przez panelistów,
h) dokumentację potwierdzającą doświadczenie, kwalifikacje i wykształcenie osób zaangażowanych w realizację zadania.
2. Załączniki należy złożyć w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu elektronicznego eNGO pod adresem: https://rzeszow.engo.org.pl/, dodając je do składanej oferty.
3. Oferty, które spełnią wymogi formalne opiniowane będą pod względem merytorycznym z uwzględnieniem kryteriów określonych w art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
4. Postępowanie konkursowe odbywać się będzie z uwzględnieniem zasad określonych w ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
5. W ramach postępowania konkursowego może być wyłoniony tylko jeden realizator zadania bądź dwie lub więcej organizacji pozarządowych lub podmiotów wymienionych wart. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie, które zamierzają razem złożyć ofertę wspólną jako partnerzy.
6. Współpraca partnerów powinna uwzględniać zaangażowanie partnerów w wykonywanie konkretnych zadań w projekcie. Partnerstwo będzie oceniane z punktu widzenia wkładu partnerów w realizację projektu, ich wiedzy i doświadczenia w obszarze realizowanego zadania.
7. Umowa partnerska powinna wskazywać rolę i zadania partnerów w realizowanym projekcie.
8. Kwota wnioskowanej dotacji dla jednej oferty stanowi całkowity koszt realizacji zadania.
VI. Wymagania szczegółowe dotyczące realizacji zadania
1. W ramach realizacji zadania oferent zobowiązuje się do:
1) opracowania Regulaminu Panelu określającego między innymi:
a) zakres Panelu,
b) harmonogram jego realizacji,
c) sposób wyboru panelistów/panelistek,
d) sposób tworzenia rekomendacji oraz ich przyjmowania,
e) tryb i czas pracy panelistek/panelistów,
f) sposób udziału ekspertów/ekspertek oraz przedstawicielek/przedstawicieli stron;
2) przygotowania metodyki doboru panelistów i panelistek z uwzględnieniem opisu doboru oraz sposobu wyłonienia panelistów i panelistek;
3) przeprowadzenia naboru i obsługi panelistek i panelistów obejmującego:
a) przeprowadzenie procesu rekrutacji 50 panelistek/panelistów oraz 10 panelistek/panelistów rezerwowych w sposób zapewniający:
- transparentność panelu,
- reprezentatywność tj. z zachowaniem cech społeczno-demograficznych i przestrzennych, na podstawie dostępnych statystyk publicznych na temat populacji Rzeszowa,
b) podpisanie umów cywilnoprawnych oraz wypłata wynagrodzenia dla panelistek/panelistów ze środków finansowych z kwoty otrzymanej przez oferenta na realizację niniejszego zadania;
4) opracowania podręcznika dla panelistek/panelistów, zawierającego informacje o istocie Panelu, jego programie, zasadach jego organizacji oraz informacjach kontaktowych do przedstawicieli zleceniodawcy i zleceniobiorcy; dystrybucja podręcznika drogą elektroniczną i zapewnienie egzemplarzy drukowanych na prośbę panelistów;
5) przeprowadzenia naboru i obsługi celem zapewnienia udziału zróżnicowanego grona ekspertek/ekspertów z dziedzin dotyczących tematyki Panelu obejmującego:
a) opracowanie kryteriów wyboru ekspertek/ekspertów.
b) przeprowadzenie przez zleceniobiorcę otwartego naboru ekspertek/ekspertów.
c) możliwość zaprezentowania przez ekspertów podczas Panelu wybranych aspektów związanych z przedmiotem Panelu. Do zadań eksperta będzie należało:
- opracowanie szkicu wystąpienia i uzgodnienie go z oferentem,
- wystąpienie podczas spotkania Panelu, udzielanie odpowiedzi na pytania panelistek/panelistów zadawane po wystąpieniu,
- przygotowanie pisemnego podsumowania wystąpienia w formacie określonym przez oferenta.
d) podpisanie umów cywilnoprawnych oraz wypłata wynagrodzenia dla ekspertów ze środków finansowych z kwoty otrzymanej przez oferenta na realizację niniejszego zadania;
6) wyboru facylitatorów i moderatorów i zawarcie z nimi umów cywilnoprawnych;
7) przeprowadzenia naboru interesariuszy, którzy zainteresowani są przedstawieniem swojego stanowiska w trakcie Panelu, w celu zaprezentowania panelistkom/panelistom perspektyw związanych z przedmiotem Panelu. W szczególności należy zapewnić:
a) opracowanie kryteriów wyboru interesariuszy,
b) przeprowadzenie przez zleceniobiorcę otwartego naboru interesariuszy,
c) możliwość zaprezentowania przez interesariuszy w trakcie spotkań Panelu wybranych aspektów związanych z przedmiotem Panelu. Do zadań interesariuszy będzie należało:
- opracowanie szkicu wystąpienia, uzgodnienie go ze zleceniobiorcą,
- wystąpienie podczas spotkania Panelu, udzielanie odpowiedzi na pytania Panelistów zadawane po wystąpieniu;
8) opracowania instrukcji dla ekspertów i interesariuszy, zawierających informacje o istocie Panelu i zasadach przygotowania wystąpień oraz dystrybucja podręcznika drogą elektroniczną do wyłonionych ekspertów i interesariuszy;
9) przygotowania projektów materiałów promocyjnych i po konsultacjach z organizatorem konkursu, ich wydruk oraz przeniesienie do nich praw autorskich na Gminę Miasto Rzeszów;
10) Organizacji i przeprowadzenia co najmniej 5 spotkań w ramach Panelu, z których każde będzie trwać nie mniej niż 5 godzin, z uwzględnieniem podziału spotkań na część edukacyjną i dyskusyjną. Spotkania Panelu odbywać się będą w miejscu zapewnionym przez organizatora konkursu. Terminy spotkań zostaną uzgodnione z organizatorem konkursu. Oferent jest zobowiązany zapewnić:
a) Catering obejmujący ciepły posiłek oraz bufet z przekąskami oraz zimnymi i ciepłymi napojami. Catering ma być serwowany z użyciem zastawy wielokrotnego użytku,
b) Prowadzenie spotkań przez moderatora,
c) Facylitatorów na czas pracy grupowej panelistek/panelistów,
d) Transmisję na żywo ze spotkań edukacyjnych na profilu Urzędu Miasta Rzeszowa.
e) Materiały do pracy dla panelistek/panelistów, w tym materiały biurowe typu flipchart, markery, długopisy,
f) Każdorazowo przygotowanie materiałów, które będą rozsyłane drogą elektroniczną panelistkom/panelistom przed rozpoczęciem każdego spotkania, zawierające prezentacje przygotowane przez ekspertów i interesariuszy na dane spotkanie,
g) Każdorazowo po spotkaniu - przygotowanie i rozesłanie materiałów ze spotkania, które będą rozsyłane drogą elektroniczną panelistkom/panelistom do 5 dni po zakończeniu każdego spotkania. Materiały powinny zawierać podsumowanie informacji prezentowanych danego dnia oraz główne wątki z dyskusji.
11) Przygotowania raportu w terminie do 3 tygodni po zakończeniu trwania ostatniego spotkania Panelu, zawierającego:
a) opis przebiegu oraz dokumentację fotograficzną każdego ze spotkań,
b) wypracowane rekomendację Pierwszego Rzeszowskiego Panelu Obywatelskiego oraz wyniki głosowania nad tymi rekomendacjami.
12) Prowadzenia kampanii informacyjnej dotyczącej Panelu uwzględniającej kanały dotarcia analogowe oraz elektroniczne, w tym: podstrona na www.erzeszow.pl oraz promocja w mediach społecznościowych.
13) Przeniesienia nieodpłatnie na rzecz Gminy Miasto Rzeszów praw autorskich utworów wytworzonych w ramach realizacji zadania, na wszelkich polach eksploatacji.
2. W przypadku niekorzystnej sytuacji epidemicznej, po wcześniejszej zgodzie organizatora konkursu, spotkania mogą odbywać się przy użyciu środków komunikacji na odległość. W takim przypadku zadaniem oferenta jest zapewnienie środków technicznych, organizacyjnych i udostępnienie oprogramowania umożliwiających komunikację na odległość i przeszkolenie panelistek/panelistów w zakresie ich użycia.
VII. Warunki realizacji zadania
1. Podmioty, które otrzymają dotację na realizację zadania są zobowiązane zamieszczać w sposób czytelny informację o tym, że realizowany projekt jest finansowany z budżetu Miasta Rzeszowa. Informacja wraz z logotypem Miasta Rzeszowa, powinna być zawarta w wydawanych w ramach zadania publikacjach, materiałach informacyjnych, promocyjnych, poprzez media, w tym na stronie internetowej zleceniobiorcy, jak również stosownie do charakteru zadania. Informacja powinna mieć następujące brzmienie: „Pierwszy Rzeszowski Panel Obywatelski jest/został realizowany/zrealizowany dzięki finansowaniu z budżetu Miasta Rzeszowa”. Logotyp dostępny jest na stronie: https://erzeszow.pl/47-promocja/7080-logo-rzeszowa.html
2. W trakcie realizacji zadania mogą być dokonywane zmiany w zakresie sposobu i terminu jego realizacji. Wprowadzone zmiany nie mogą zmieniać istoty zadania publicznego. Zmiany wymagają zgłoszenia w formie pisemnej i uzyskania zgody organizatora konkursu. Oferent zobligowany jest przedstawić zaktualizowany zakres działań/harmonogramu po uzyskaniu zgody na wprowadzenie zmian. Zmiany wymagają aneksu do umowy.
3. Dopuszcza się możliwość dokonania przesunięć pomiędzy poszczególnymi pozycjami w kosztorysie bez konieczności aneksowania umowy. Przesunięcia zwiększające procentową wartość danej pozycji, o więcej niż 25%, wymagają aneksu do umowy. Zmniejszenie wydatku może nastąpić w dowolnej wysokości.
VIII. Koszty kwalifikowane
Środki z przyznanej dotacji mogą być wydatkowane wyłącznie na pokrycie wydatków:
1) niezbędnych do realizacji zadania;
2) przewidzianych w ofercie, uwzględnionych w kosztorysie stanowiącym załącznik do umowy zawartej pomiędzy oferentem a miastem Rzeszów;
3) spełniających wymogi racjonalnego i oszczędnego gospodarowania środkami publicznymi z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów;
4) faktycznie poniesionych w terminie realizacji zadania i zapłaconych nie później niż 14 dni po jego zakończeniu, jednak w terminie nie późniejszym niż przed zakończeniem roku budżetowego;
5) możliwych do zidentyfikowania i zweryfikowania oraz popartych dowodami księgowymi i wykazanych w dokumentacji finansowej oferenta;
6) związanych z kosztami obsługi zadania, w tym kosztami administracyjnymi (m. in.: koordynacja administracyjna zadania, wykonywanie zadań administracyjno-nadzorczo-kontrolnych, obsługa prawna i finansowa zadania);
7) zgodnych z wymaganiami szczegółowymi realizacji zadania zawartymi w części VI ogłoszenia o Konkursie.
IX. Koszty niekwalifikowane
Za koszty, których nie można sfinansować z przyznanej dotacji uznaje się w szczególności:
1) zobowiązania powstałe przed terminem rozpoczęcia zadania;
2) budowę, zakup budynków lub lokali, zakup gruntów;
3) wydatki związane z działalnością gospodarczą;
4) odsetki od zobowiązań uregulowanych po terminie płatności;
5) koszty kar i grzywien, koszty egzekucji komorniczej i administracyjnej, a także koszty procesów sądowych oraz koszty realizacji ewentualnych postanowień;
6) wydatki związane z umową leasingu, a w szczególności: podatek, marża finansującego, odsetki od refinansowania kosztów, koszty ogólne, opłaty ubezpieczeniowe;
7) odliczony podatek VAT.
X. Sposób i termin składania ofert
1. Organizacja pozarządowa lub podmioty, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie zainteresowane udziałem w niniejszym otwartym konkursie ofert, składają oferty w systemie elektronicznym eNGO pod adresem: https://rzeszow.engo.org.pl/ w nieprzekraczalnym terminie 21 dni od ukazania się ogłoszenia.
2. Do Konkursu mogą być składane oferty, których realizacja rozpoczyna się nie wcześniej niż 24 lipca 2023 r. i kończy się nie później niż 31 grudnia 2023 r.
3. W przypadku stwierdzenia uchybień w zakresie wymagań, o których mowa w części V.1-8 ogłoszenia konkursowego wzywa się oferenta do usunięcia braków formalnych i oczywistych omyłek za pomocą Generatora eNGO.
4. Oferent zobowiązany jest do usunięcia uchybień w terminie 3 dni roboczych od dnia powzięcia informacji o stwierdzonych nieprawidłowościach. Za datę powzięcia informacji o stwierdzonych nieprawidłowościach uznaje się datę wysłania wiadomości elektronicznej lub w generatorze ofert. Ponadto, pracownik dokonujący weryfikacji informuje telefonicznie oferenta o stwierdzonych uchybieniach i wyznaczonym terminie ich usunięcia. Jeżeli oferent nie usunie błędów w ww. terminie, oferta zostanie rozpatrzona negatywnie z przyczyn formalnych.
5. Gmina Miasto Rzeszów zastrzega sobie prawo do odstąpienia od zawarcia umowy lub natychmiastowego jej rozwiązania, jeżeli po zakończeniu procedury konkursowej organizator konkursu poweźmie informację o wymagalności zadłużenia oferenta lub prowadzonej egzekucji.
XI. Tryb i kryteria stosowane przy wyborze oferty
1. Oceny i rekomendacji ofert dokonuje komisja konkursowa.
2. Przyjęto następujące kryteria oceny złożonych ofert i odpowiadającą im skalę punktową:
1) możliwość realizacji zadania publicznego przez oferenta – od 0 do 9 pkt w tym m.in.:
a) doświadczenie w realizacji podobnych projektów;
b) posiadane przez organizację certyfikaty;
c) adekwatność celów, rezultatów i grup docelowych;
2) proponowana jakość wykonania zadania – od 0 do 14 pkt. Przy ocenie brane są pod uwagę m.in.:
a) diagnoza potrzeb (charakterystyka grupy docelowej i adekwatność sposobu rozwiązania jej problemów/zaspakajania potrzeb),
b) proponowane sposoby zapewnienia jakości wykonania zadania,
c) planowane do osiągnięcia mierniki i wskaźniki,
d) identyfikacja i mitygacja ryzyk,
e) liczba uczestników zadania i sposób rekrutacji uczestników,
f) zakładane cele i opis zakładanych rezultatów realizacji zadania (rezultaty realizacji zadania w ujęciu jakościowym, ilościowym, a także jaki będzie ich wpływ na poprawę/zmianę sytuacji odbiorców zadania),
a) adekwatność celów do zdiagnozowanych potrzeb,
b) metodologia ewaluacji realizacji zadania i propozycje narzędzi ewaluacji,
c) udokumentowana deklaracja współpracy z innymi podmiotami przy realizacji zadania w celu zwiększenia skuteczności i efektowności realizacji zadania mająca odniesienie w planowanych w harmonogramie działaniach,
d) dodatkowe działania mające wpływ na jakość realizacji zadania, przekraczające zakres określony w warunkach konkursu,
e) liczba planowanych wydarzeń, konferencji, form aktywności, liczba materiałów informacyjnych;
3) przedstawiona kalkulacja kosztów realizacji zadania publicznego, w tym w odniesieniu do jego zakresu rzeczowego – od 0 do 6 pkt. Ocenie podlegać będzie m.in.:
a) celowość i adekwatność planowanych kosztów merytorycznych i kosztów obsługi zadania w stosunku do planowanych rezultatów,
b) sposób oszacowania wydatków;
4) ocena realizacji zadań publicznych w przypadku organizacji, które w latach poprzednich realizowały zlecone zadania publiczne, w tym rzetelności i terminowości oraz sposobu rozliczenia środków otrzymanych na realizację zadań – od 0 do 4 pkt. Przy ocenie brane są pod uwagę m.in.:
a) liczba i rodzaj zrealizowanych w latach 2019 – 2022 zadań publicznych,
b) koszt realizowanych zadań publicznych,
c) opinie i rekomendacje instytucji i podmiotów udzielających dotacji na zrealizowane zadania publiczne,
d) sposób rozliczenia dotychczas otrzymanych środków na realizację zadań publicznych;
5) oferent lub osoba przy udziale których oferent będzie realizować zadanie publiczne posiada doświadczenie w realizacji panelu obywatelskiego – od 0 do 3 pkt;
6) stosowanie ekologicznych rozwiązań w zakresie materiałów wykorzystywanych do realizacji zadania – od 0 do 1 pkt;
7) sposoby minimalizacji ilości odpadów powstałych w trakcie realizacji zadania - od 0 do 1 pkt;
8) proponowana metodologia pracy moderatora i facylitatorów mająca na celu wypracowanie rekomendacji przez Panelistów - od 0 do 2 pkt;
3. Maksymalna liczba punktów możliwych do uzyskania w konkursie wynosi 40 pkt.
4. Dotacja może być przyznana tylko w przypadku uzyskania przez ofertę nie mniej niż 55% punktów możliwych do uzyskania w Konkursie.
5. Ogłoszenie wyników konkursu ofert nastąpi niezwłocznie po jego rozstrzygnięciu w Biuletynie Informacji Publicznej pod adresem https://bip.erzeszow.pl/.
6. O rozstrzygnięciu co do oferty oraz o przyznanej kwocie dotacji oferent jest zawiadamiany elektronicznie.
7. Konkurs ofert zostaje unieważniony jeżeli:
1) nie złożono żadnej oferty;
2) żadna ze złożonych ofert nie spełniała wymogów zawartych w ogłoszeniu o konkursie.
8. Zastrzega się możliwość przesunięcia terminu składania ofert, zmiany terminu zakończenia postępowania konkursowego oraz zmiany wysokości środków w zadaniach konkursowych, bez podania przyczyny – nie później niż do dnia zatwierdzenia wyników konkursu.
9. Zastrzega się możliwość odwołania Konkursu, bez podania przyczyny, przed upływem terminu składania ofert w danym Konkursie.
XII. Informacja o zrealizowanych w roku poprzedzającym rok ogłoszenia otwartego konkursu ofert zadaniach publicznych z tego samego zakresu co zadanie konkursowe i związanych z nimi kosztach, ze szczególnym uwzględnieniem wysokości dotacji przekazanych organizacjom pozarządowym i podmiotom, o których mowa wart. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
W roku poprzedzającym rok ogłoszenia otwartego konkursu ofert nie były realizowane zadania publiczne z tego samego zakresu co zadanie konkursowe.