|
Do zadań Wydziału Księgowo – Rachunkowego należy obsługa finansowo – księgowa urzędu, jako jednostki budżetowej w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych wydatków, niepodatkowych dochodów z wyjątkiem dochodów Wydziału Budżetowego i Finansowego, funduszy celowych, a także projektów współfinansowanych środkami zewnętrznymi w tym pomocowymi, sum depozytowych, sum na zlecenie i pozostałych zadań finansowo wyodrębnionych.
Zadania Wydziału obejmują także rozliczenia publiczno – prawne Płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych i składek na ubezpieczenia społeczne między innymi z tytułu: wynagrodzeń, świadczeń, diet i stypendiów oraz rozliczenia Podatnika podatku od towarów i usług i podatku akcyzowego w ramach instalacji OZE.
1. Do zadań Oddziału Rozliczeń Finansowych i Likwidatury należy w szczególności:
1) kontrola uprzednia w ramach kontroli wstępnej w zakresie zgodności z planem finansowym i wieloletnią prognozą finansową:
a) wniosków o uruchomienie procedury zamówień publicznych,
b) umów zawieranych w trybie „Prawo zamówień publicznych” oraz pozostałych umów nieobjętych procedurą ustawy, a także zamówień w ramach zadań wykonywanych przez wydziały i prowadzenie ewidencji pozabilansowej w tym zakresie, w formie tradycyjnej – zestawień i arkuszy office lub z wykorzystaniem aplikacji GRU i WYBUD systemu OTAGO;
2) prowadzenie ewidencji dla:
a) planu finansowego wydatków w formie pobierania danych z aplikacji PLAN systemu OTAGO,
b) zaangażowania wydatków obciążających plan finansowy urzędu roku bieżącego oraz zaangażowania w latach następnych z wykorzystaniem w formie tradycyjnej – zestawień i arkuszy office, a także aplikacji GRU i WYBUD systemu OTAGO;
c) dowodów księgowych do zapłaty, a przekazanych do zatwierdzenia celem monitorowania terminowego regulowania zobowiązań;
3) weryfikacja przedkładanych do akceptacji umów i projektów umów w zakresie ich zgodności z wzorami obowiązującymi w urzędzie;
4) kontrola formalno-rachunkowa dowodów księgowych w ramach zgodności z zawartymi umowami;
5) dekretacja dowodów księgowych w szczegółowości klasyfikacji budżetowej i dalszej szczegółowości określonej w Budżecie, a także ważniejszych rodzajów wydatków;
6) bieżąca analiza obrotów i sald rachunków bankowych w szczególności: WYDATKI MIASTA, NIEWYGASAJĄCE WYDATKI, sporządzanie zapotrzebowania na środki z tytułu wydatków z tych rachunków bankowych i łącznego zapotrzebowania na środki dla Wydziału w wymaganej szczegółowości;
7) sporządzanie przelewów krajowych i zagranicznych z tytułu regulowania zobowiązań i rozliczeń w ramach rachunków bankowych określonych w pkt 6 z wykorzystaniem oprogramowania bankowego i aplikacji WYBUD systemu OTAGO;
8) prowadzenie ewidencji szczegółowej bilansowej i pozabilansowej wydatków majątkowych oraz rozrachunków i rozliczeń z tego tytułu, w szczegółowości poszczególnych zadań określonych w budżecie i WPF, klasyfikacji budżetowej oraz źródeł finansowania;
9) prowadzenie ewidencji pozabilansowej:
a) zabezpieczeń bankowych i gwarancji ubezpieczeniowych dla umów, zgodnie z ustawą „Prawo zamówień publicznych”, a także ich zwalnianie zgodnie z dyspozycjami wydziałów,
b) wydatków organów osiedli w podziale na poszczególne osiedla,
c) ZFŚS dla potrzeb kontroli wykorzystania planu funduszu i rozliczeń publiczno-prawnych z tytułu świadczeń;
10) rozliczanie krajowych i zagranicznych podróży służbowych pracowników urzędu, radnych i innych delegowanych oraz monitorowanie tych rozliczeń;
11) prowadzenie rejestru not korygujących wydziału;
12) koordynowanie i prowadzenie rozliczeń, a także dokumentacji Wydziału w zakresie windykacji wierzytelności obcych dochodzonych w formie zajęć cywilnych lub administracyjnych z zobowiązań urzędu
13) bieżąca współpraca z bankiem obsługującym rachunki bankowe pozostające w dyspozycji Wydziału w zakresie objętym umową, w szczególności:
a) administrowanie uprawnieniami bankowymi pracowników wydziału,
b) otwieranie i zamykanie rachunków bankowych obsługiwanych przez wydział;
c) koordynowanie prowadzenia terminali płatniczych w urzędzie;
d) prowadzenie spraw z zakresu korzystania ze służbowych kart płatniczych w urzędzie.
14) bieżąca obsługa kancelaryjno – administracyjna wydziału.
2. Do zadań Oddziału Księgowości Wydatków i Dochodów Niepodatkowych należy
w szczególności:
1) segregowanie, prowadzenie kontroli księgowej i dekretacja dowodów księgowych zgodnie z zasadami ustaw o rachunkowości i o finansach publicznych;
2) prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z zasadami ustaw o rachunkowości i o finansach publicznych dla:
a) wydatków realizowanych przez wydziały w tym wydatków niewygasających z wyjątkiem wydatków finansowanych środkami pomocowymi, funduszy celowych, przedsięwzięć i zadań finansowo wyodrębnionych, w szczegółowości określonej w budżecie miasta, oraz aplikacji PLAN systemu OTAGO i ważniejszych rodzajów wydatków,
b) pozostałych aktywów i pasywów w ramach rachunków bankowych, w szczególności: sum depozytowych, sum na zlecenie, wadiów, gwarancji, a także zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w szczegółowości określonej, w planie finansowym ZFŚS;
3) kasowa obsługa zadań realizowanych przez wydziały w tym: w zakresie dochodów niepodatkowych, wydatków budżetowych (w tym niewygasających), funduszy celowych, projektów współfinansowanych środkami pomocowymi oraz wadiów i gwarancji, a także innych przedsięwzięć i zadań z działalności finansowo wyodrębnionych;
4) bieżąca analiza obrotów na rachunkach bankowych wydatków, wydatków niewygasających sum depozytowych (wadiów i gwarancji), zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, sum na zlecenie;
5) prowadzenie rozrachunków i rozliczeń w zakresie zdarzeń ewidencjonowanych w ramach rachunków bankowych w pkt 2;
6) rozliczanie sum depozytowych (wadiów i gwarancji, depozytów Biura Rzeczy Znalezionych w formie pieniężnej) w oparciu o dyspozycje wydziałów z wykorzystaniem narzędzi bankowego systemu informatycznego oraz sporządzanie przelewów z rachunków bankowych pozabudżetowych, w tym w szczególności sum depozytowych i na zlecenie;
7) prowadzenie pomocnicze ewidencji z wykorzystaniem – zestawień i arkuszy Office dla potrzeb sporządzenia sprawozdawczości budżetowej z zakresu zadań administracji rządowej, w tym dofinansowania ze środków własnych miasta;
8) koordynowanie prowadzenia ksiąg rachunkowych Wydziału oraz użytkowanego oprogramowania systemu OTAGO;
9) prowadzenie spraw z zakresu obronności i zarzadzania kryzysowego Wydziału
3. Do zadań Referatu Księgowości Dochodów Niepodatkowych należy w szczególności:
1) prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z zasadami ustaw o rachunkowości i o finansach publicznych w zakresie dochodów niepodatkowych realizowanych przez wydziały, w tym dochodów rządowych i dochodów innych jednostek z wyjątkiem przedsięwzięć i zadań finansowo wyodrębnionych (wyodrębnionych rachunków bankowych), w szczegółowości określonej w budżecie miasta, w tym w systemie OTAGO oraz ważniejszych rodzajów dochodów;
2) kontrola formalno – rachunkowa dowodów księgowych właściwych dla zakresu zadań Oddziału i ich właściwa segregacja;
3) dekretowanie dowodów księgowych zgodnie z zasadami ustaw o rachunkowości i o finansach publicznych, a także według szczegółowości określonej w budżecie miasta, aplikacji PLAN systemu OTAGO oraz ważniejszych rodzajów dochodów;
4) prowadzenie rozrachunków i rozliczeń w zakresie określonym w pkt 1, w tym opłaty ewidencyjnej CEPiK;
5) bieżąca analiza sald rachunków bankowych dochodów niepodatkowych, rozliczanie nadpłat z tytułu dochodów i sporządzanie przelewów bankowych;
6) dochodzenie należności cywilnoprawnych i publicznoprawnych z tytułu dochodów niepodatkowych oraz kompletowanie dokumentacji do dochodzenia należności w trybie egzekucji sądowej lub administracyjnej, a także bieżąca współpraca z Biurem Obsługi Prawnej i organami egzekucyjnymi;
7) prowadzenie postępowań w zakresie rozpatrywania wniosków o stosowanie ulg w spłacie należności z tytułu dochodów niepodatkowych, w tym przygotowywanie:
a) zarządzeń w zakresie należności cywilnoprawnych,
b) decyzji, postanowień w zakresie należności publicznoprawnych.
4. Do zadań Oddziału Księgowości i Rozliczeń Projektów i Funduszy Celowych należy w szczególności:
1) weryfikacja wniosków aplikacyjnych i umów o dofinansowanie w ramach kontroli formalno – rachunkowej i wstępnej w zakresie zgodności z planem finansowym urzędu i wieloletnią prognozą finansową, a także zasadami rozliczeń podatku VAT;
2) prowadzenie ewidencji pozabilansowej w formie tradycyjnej – zestawień arkuszy office lub z wykorzystaniem aplikacji GRU i WYBUD systemu OTAGO: wniosków o uruchomienie procedury zamówień publicznych zawieranych umów, w tym umów nieobjętych procedurami procesu zamówień publicznych, a także zamówień na dostawy towarów i usług do realizowanych projektów z dofinansowaniem środkami pomocowymi lub finansowo wyodrębnionymi, w zakresie zgodności z planem finansowym urzędu i wieloletnią prognozą finansową, a także wymogami umowy o dofinansowanie;
3) weryfikacja przedkładanych do akceptacji umów i projektów umów w zakresie ich zgodności z wzorami obowiązującymi w urzędzie;
4) prowadzenie ewidencji dla:
a) planu finansowego wydatków zadań realizowanych w projektach z dofinansowaniem środkami zewnętrznymi lub finansowo wyodrębnionymi w szczegółowości określonej w budżecie w formie pobierania danych z aplikacji PLZ systemu OTAGO,
b) zaangażowania wydatków zadań realizowanych w projektach z dofinansowaniem środkami pomocowymi lub finansowo wyodrębnionymi obciążających plan finansowy urzędu roku bieżącego oraz zaangażowania w latach następnych z wykorzystaniem w formie tradycyjnej zestawień i arkuszy Office, a także aplikacji GRU i WYBUD systemu OTAGO,
c) zaangażowania środków funduszy pozabudżetowych w formie tradycyjnych zestawień i arkusza Office;
5) prowadzenie kontroli wstępnej dowodów księgowych w zakresie kontroli formalno – rachunkowej, zgodności z planem finansowym, w tym działalności finansowo wyodrębnionej i funduszy, ich dekretacja w ramach klasyfikacji budżetowej i zadaniowej zgodnie ze szczegółowością budżetu, a także wymogami i szczegółowością umów o dofinansowanie;
6) bieżąca analiza obrotów rachunków bankowych projektów, zadań i przedsięwzięć finansowanych budżetowych i funduszy w ramach rachunków pozabudżetowych, sporządzanie zapotrzebowania na środki z tytułu wydatków z tych rachunków bankowych w wymaganej szczegółowości;
7) segregowanie, kontrola księgowa i dekretowanie dowodów księgowych zgodnie z zasadami ustaw o rachunkowości i o finansach publicznych oraz uregulowaniami szczególnymi projektów i działalności wyodrębnionej, a także funduszy oraz uregulowań urzędu;
8) sporządzanie przelewów krajowych w tym wewnętrznych i zagranicznych z tytułu regulowania zobowiązań i rozliczeń wewnętrznych projektów i funduszy oraz z wykorzystaniem oprogramowania bankowego i aplikacji WYBUD systemu OTAGO;
9) prowadzenie ksiąg rachunkowych projektów zadań oraz funduszy zgodnie z zasadami ustaw: o finansach publicznych, rachunkowości, umów o dofinansowanie, w szczegółowości określonej w budżecie miasta, a także planach funduszy;
10) sporządzanie sprawozdań rzeczowo-finansowych funduszy i działalności wyodrębnionych finansowo;
11) kontrola i weryfikacja, przedkładanych przez wydziały realizujące projekty, zadania i przedsięwzięcia: sprawozdań, wniosków o płatność, raportów i innych dokumentów finansowych wymaganych przez Instytucje Wdrażające/ Pośredniczące/ Zarządzające, w części finansowej, pod względem zgodności z ewidencją księgową oraz umową o realizację projektu.
5. Do zadań Oddziału Rozliczeń Podatku VAT Urzędu i Miasta należy w szczególności:
1) bieżące prowadzenie scentralizowanych rozliczeń podatku od towarów i usług miasta;
2) kontrola i weryfikacja przedkładanych rejestrów zakupu i sprzedaży oraz cząstkowych plików JPK i deklaracji VAT jednostek organizacyjnych;
3) bieżąca współpraca z jednostkami organizacyjnymi w zakresie rozliczeń podatku VAT;
4) weryfikacja w ramach kontroli formalno-rachunkowej dowodów księgowych w zakresie rozliczenia podatku VAT urzędu;
5) prowadzenie ewidencji pozabilansowej podatku należnego i naliczonego dla potrzeb rozliczenia podatku od towarów i usług z działalności urzędu;
6) współpraca z wydziałami/biurami Urzędu w zakresie racjonalizacji rozliczeń podatku VAT;
7) sporządzanie cząstkowych rejestrów JPK i deklaracji podatku VAT urzędu i łącznego JPK i deklaracji podatku VAT miasta;
8) terminowe rozliczanie podatku VAT miasta z Urzędem Skarbowym; 9) prowadzenie rozliczeń i rozrachunków z tytułu środków z podatku VAT z jednostkami organizacyjnymi miasta;
10) ustalanie przekaźnika i wskaźnika struktury dla urzędu oraz współpraca w tym zakresie z jednostkami organizacyjnymi miasta;
11) prowadzenie spraw związanych z rejestracją obrotu przy zastosowaniu kas rejestrujących przez urząd i jednostki organizacyjne miasta;
12) przygotowywanie wystąpień o wydanie indywidualnych urzędowych interpretacji Ministra Finansów z zakresu podatku VAT dla zadań realizowanych w urzędzie i mieście oraz bieżąca analiza wydawanych indywidualnych interpretacji i wyroków sądowych;
13) racjonalizacja zcentralizowanych rozliczeń podatku od towarów i usług z działalności urzędu i miasta oraz przygotowywanie analiz w tym zakresie, a także obowiązków w zakresie schematów podatkowych z tytułu scentralizowanych rozliczeń w podatku VAT;
14) koordynowanie prowadzenia w urzędzie dokumentacji dla rozliczenia podatku akcyzowego z tytułu instalacji OZE miasta oraz terminowe regulowanie zobowiązań podatku do Urzędu Skarbowego.
6. Do zadań wspólnych oddziałów i referatu należy w szczególności:
1) sporządzanie dowodów księgowych, w tym zbiorczych dowodów;
2) sporządzanie jednostkowych sprawozdań z dochodów niepodatkowych i wydatków urzędu oraz zestawień pomocniczych w zakresie:
a) sprawozdań budżetowych,
b) operacji finansowych,
c) sprawozdania finansowego, w tym: bilansu, rachunku zysków i strat, zestawienie zmian w funduszu, informacji dodatkowej, a także bilansu skonsolidowanego,
d) sprawozdań statystycznych;
3) współpraca przy prowadzeniu rozliczeń z tytułu windykacji wierzytelności obcych i należności własnych prowadzonych w formie egzekucji cywilnej i administracyjnej;
4) przyjmowanie i weryfikowanie zestawień od jednostek organizacyjnych miasta do bilansu skonsolidowanego i sporządzanie łącznego bilansu skonsolidowanego gminy;
5) przygotowanie analiz dotyczących wykonania planu finansowego urzędu w zakresie niepodatkowych dochodów i wydatków, a także środków ZFŚS oraz środków sum obcych lub finansowo wyodrębnionych, będących w dyspozycji wydziałów;
6) współpraca z dostawcami oprogramowania informatycznego stosowanego do prowadzenia ksiąg rachunkach w zakresie jego użytkowania, funkcjonalności oraz aktualizacji i modernizacji;
7) prowadzenie inwentaryzacji w drodze potwierdzenia sald i weryfikacji oraz współpraca przy inwentaryzacji w drodze spisu z natury;
8) sporządzanie przy współpracy wydziałów merytorycznych informacji o zaległościach w regulowaniu należności i zobowiązań przedsiębiorców wobec gminy i powiatu;
9) akceptacja przelewów bankowych w ramach wykonywania dyspozycji środkami z wykorzystaniem oprogramowania banku obsługującego rachunki bankowe urzędu zgodnie z przydzielonymi uprawnieniami;
10) współpraca przy opracowaniu wystąpień o wydanie interpretacji podatkowych;
11) współpraca przy opracowaniu danych dla potrzeb wystąpienia o interpretacje przepisów prawa w tym prawa podatkowego;
12) przygotowywanie do archiwizowania i przekazywanie do archiwum dowodów księgowych i dokumentacji finansowo – księgowej z zachowaniem zasad i procedur szczególnych oraz bieżąca współpraca z archiwum zakładowym;
13) opracowywanie zasad polityki rachunkowości, w tym w szczególności w zakresie: sporządzania, obiegu, kontroli i przechowywania dowodów księgowych, zakładowego planu kont, inwentaryzacji, gospodarki kasowej, gospodarowania majątkiem urzędu, druków ścisłego zarachowania, rozliczeń podatku VAT.
|
